November 14, 2022

Dear NECSD students, families, faculty, and staff,

As the winter months approach, I’m writing with some information to help remind and clarify the practices the district uses to determine if/when a delay, closure, or early dismissal are necessary. 

At this time, the district has four (4) days that are eligible for use for an emergency closure, which is how inclement weather is categorized. In the event that the district exhausts all eligible emergency days, additional days will be scheduled as needed. 

Communication:

School closings, delayed openings, and early dismissals resulting from weather conditions or other emergency situations will be shared directly with our NECSD community via email and robocall, posted on the NECSD website and social media channels (@NewburghSchools), and provided to the local media. Please make sure your contact information is up to date so you receive these messages directly.  

Decision-making Factors:

There are many different factors that are considered when making a decision to close, delay, or dismiss early. The safety of our students, families, faculty and staff remain our number one priority. We hope to make a decision with ample notice to our school community, but there may be occasions when shorter notice is given and we appreciate your understanding as we work to consider multiple factors. Over the course of the day/night, when a storm is in the forecast, some of the factors taken into consideration by our team include, but may not be limited to:       

• Weather conditions from the National Weather Service, paying close attention to the forecasted duration of the storm as well as the severity,
• Road conditions reported by the N.Y.S. Department of Transportation as well as local town and county transportation departments,
• Local road conditions are monitored by members of our team who drive throughout the district paying close attention to neighborhood roads, reduced visibility of bus stops as a result of snowbanks, etc.,
• Conditions of school properties, in collaboration with our buildings and grounds staff, to ensure that we can have school parking lots and sidewalks plowed and cleared in time for arrivals,
• Surrounding school districts to understand weather conditions and the impact on those districts and for out-of-district placements.
  Duration of a storm and ongoing temperature to determine the necessity of a delay, closure, or early dismissal. 

Delayed openings:

Delayed openings mean all schedules will be delayed by a designated amount of time, usually one or two hours. Bus pickups will be approximately one or two hours later than the regularly scheduled pick up time, depending on the delay for that day. Although not as common, the district may even call for a three-hour delay if necessary. The most common delay is a two-hour delay.

Please continue to monitor all opening delays, as they could turn into school closings, depending on the weather. The most common delay is a two-hour delay. Below, please find some frequently asked questions about a two-hour delay. 

What is a two-hour (2) delay?

A two-hour (2) delay schedule can be put in place for a variety of reasons, but is most frequently used for inclement weather. 

On a two-hour (2) delay schedule, all schools and district buildings will open two hours (2) later than they normally would. For example, if your child’s school starts at 8:15am everyday, on a two-hour (2) delay schedule, their school will start at 10:15am that day.

School buses will arrive at the regular bus stop two hours later than they normally would. 

Dismissal will remain the same. Students should arrive home at the same time as they normally would at the end of the day.

Why is a two-hour (2) delay used?

Although some may enjoy extra time to sleep, a two-hour (2) delay gives extra time for everyone to arrive at school safely. Additional time allows for roads to be cleared, plowed, and salted by local municipalities for safer travel. This time also allows for additional time for travel, as vehicles need to be cleared off, warmed up, and driven more slowly to arrive at school safely. 

Early dismissals:

When the weather becomes severe during the day and driving conditions become unsafe, or when a state of emergency due to road conditions is declared by the state or county law enforcement, the district may consider an early dismissal. Early dismissal decisions take into consideration the magnitude of the transportation operations and the number of buses required to transport students home and, in many instances, the possibility that young students may be going home to an empty house. Typically, the decision is made by mid-morning for an early afternoon dismissal. When an early dismissal is being considered, typically after school activities are canceled. Early dismissal notifications will be sent using the same methods described for delays and closings.

Early dismissal schedules:

Please refer to the following standard schedule for early dismissals throughout the year, although dismissal times may vary depending on the emergency situation*:

• Heritage and South Middle schools, and all NFA campuses - 10:15AM (Tier 1)
• GAMS, Meadow Hill, Temple Hill and Vails Gate STEAM Academy – 11:15AM (Tier 2)
• Balmville, Fostertown, Gardnertown, Horizons, New Windsor and Pre-K @ GAMS – 12:15PM (Tier 3)

*Dismissal times are approximate. Please contact your school building directly if you have questions about your specific school building.

On scheduled early dismissal days, the district offers bag lunches to all students in grades Pre-K-8. High school students are offered breakfast through the end of the last period. 

After School and Evening Activity Cancellations:

The decision to cancel after-school and evening activities is typically made by mid-day and publicized using the methods described above. If the district is closed for the day, after-school activities are typically canceled as well.

Sincerely,

Dr. J. Manning Campbell

Superintendent of Schools

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Información importante para el clima de invierno

14 de noviembre de 2022

Estimados estudiantes, familias, profesores y personal de NECSD,

A medida que se acercan los meses de invierno, escribo con información para ayudar a recordar y aclarar las prácticas que utiliza el distrito para determinar si es necesario un retraso, un cierre o una salida temprana. 

En este momento, el distrito tiene cuatro (4) días elegibles para un cierre de emergencia, que es como se clasifican las inclemencias del tiempo. En caso de que el distrito agote todos los días de emergencia elegibles, se programarán días adicionales según sea necesario. 

Comunicación:

Los cierres escolares, las aperturas retrasadas y las salidas anticipadas que resulten de las condiciones climáticas u otras situaciones de emergencia se compartirán directamente con nuestra comunidad de NECSD por correo electrónico y llamadas automáticas, se publicarán en el sitio web de NECSD y en los canales de redes sociales (@NewburghSchools) y se proporcionarán a los medios de comunicación locales. . Asegúrese de que su información de contacto esté actualizada para recibir estos mensajes directamente.  

Factores de toma de decisiones:

Hay muchos factores diferentes que se consideran al tomar la decisión de cerrar, retrasar o despedir temprano. La seguridad de nuestros estudiantes, familias, profesores y personal sigue siendo nuestra prioridad número uno. Esperamos tomar una decisión con suficiente aviso a nuestra comunidad escolar, pero puede haber ocasiones en las que se dé un aviso más corto y agradecemos su comprensión mientras trabajamos para considerar múltiples factores. En el transcurso del día/noche, cuando se pronostica una tormenta, algunos de los factores que nuestro equipo tiene en cuenta incluyen, entre otros:       

• Condiciones climáticas del Servicio Meteorológico Nacional, prestando mucha atención a la duración pronosticada de la tormenta, así como a la severidad,
• Condiciones de las carreteras informadas por el Departamento de Transporte del Estado de Nueva York, así como por los departamentos de transporte locales de la ciudad y el condado,
• Las condiciones de las carreteras locales son monitoreadas por miembros de nuestro equipo que conducen por todo el distrito prestando mucha atención a las carreteras del vecindario, la visibilidad reducida de las paradas de autobús como resultado de los bancos de nieve, etc.
• Condiciones de las propiedades escolares, en colaboración con nuestro personal de edificios y terrenos, para garantizar que podamos limpiar y despejar los estacionamientos y las aceras de la escuela a tiempo para las llegadas,
• Distritos escolares circundantes para comprender las condiciones climáticas y el impacto en esos distritos y para ubicaciones fuera del distrito.
  Duración de una tormenta y temperatura en curso para determinar la necesidad de un retraso, cierre o salida anticipada. 

Aperturas retrasadas:

Las aperturas retrasadas significan que todos los horarios se retrasarán por una cantidad de tiempo designada, generalmente una o dos horas. Las recogidas de los autobuses serán aproximadamente una o dos horas más tarde que la hora de recogida programada regularmente, dependiendo de la demora de ese día. Aunque no es tan común, el distrito puede incluso solicitar un retraso de tres horas si es necesario. El retraso más común es un retraso de dos horas.

Continúe monitoreando todos los retrasos en la apertura, ya que podrían convertirse en cierres de escuelas, según el clima. El retraso más común es un retraso de dos horas. A continuación, encontrará algunas preguntas frecuentes sobre un retraso de dos horas.

¿Qué es un retraso de dos horas (2)?

Se puede establecer un horario de retraso de dos (2) horas por una variedad de razones, pero se usa con más frecuencia para las inclemencias del tiempo.

En un horario de retraso de dos (2) horas, todas las escuelas y edificios del distrito abrirán dos horas (2) más tarde de lo normal. Por ejemplo, si la escuela de su hijo comienza a las 8:15 a. m. todos los días, con un horario de retraso de dos (2) horas, su escuela comenzará a las 10:15 a. m. ese día.

Los autobuses escolares llegarán a la parada de autobús regular dos horas más tarde de lo normal.

El despido seguirá siendo el mismo. Los estudiantes deben llegar a casa a la misma hora que lo harían normalmente al final del día.

¿Por qué se usa un retraso de dos horas (2)?

Aunque algunos pueden disfrutar de tiempo extra para dormir, un retraso de dos (2) horas da tiempo extra para que todos lleguen a la escuela de manera segura. El tiempo adicional permite que los municipios locales limpien, aren y salinicen las carreteras para un viaje más seguro. Este tiempo también permite tiempo adicional para viajar, ya que los vehículos deben limpiarse, calentarse y conducirse más despacio para llegar a la escuela de manera segura.

Salidas anticipadas:

Cuando el clima se vuelve severo durante el día y las condiciones de manejo se vuelven inseguras, o cuando la policía estatal o del condado declara un estado de emergencia debido a las condiciones de la carretera, el distrito puede considerar una salida anticipada. Las decisiones de despido anticipado toman en consideración la magnitud de las operaciones de transporte y la cantidad de autobuses necesarios para transportar a los estudiantes a casa y, en muchos casos, la posibilidad de que los estudiantes jóvenes se vayan a una casa vacía. Por lo general, la decisión se toma a media mañana para un despido temprano en la tarde. Cuando se considera una salida temprana, generalmente se cancelan las actividades después de la escuela. Las notificaciones de salida anticipada se enviarán utilizando los mismos métodos descritos para retrasos y cierres.

Horarios de salida anticipada:

Consulte el siguiente horario estándar para salidas anticipadas durante todo el año, aunque los horarios de salida pueden variar según la situación de emergencia*:

• Heritage Middle, South Middle, NFA Main, NFA North, NFA West y NFA Ann – 10:15 AM (Nivel 1)
• GAMS, Meadow Hill, Temple Hill y Vails Gate STEAM Academy: 11:15 a. m. (Nivel 2)
• Balmville, Fostertown, Gardnertown, Horizons, New Windsor y Pre-K @ GAMS – 12:15 p. m. (Nivel 3)

*Los horarios de salida son aproximados. Comuníquese directamente con el edificio de su escuela si tiene preguntas sobre su edificio escolar específico.

En los días de salida temprano programados, el distrito ofrece almuerzos en bolsa a todos los estudiantes en los grados Pre-K-8. A los estudiantes de secundaria se les ofrece desayuno hasta el final del último período. 

Cancelaciones de actividades extraescolares y nocturnas:

La decisión de cancelar las actividades extraescolares y nocturnas normalmente se toma al mediodía y se publica utilizando los métodos descritos anteriormente. Si el distrito está cerrado por el día, las actividades después de la escuela generalmente también se cancelan.

Sinceramente,

Dr. J. Manning Campbell

superintendente de escuelas

ATTENTION: Are your scholars or colleagues doing something great? Please contact the district Communications Team at communications@necsd.net. We’d love to visit your class or event and/or post your pictures and recap to highlight the amazing accomplishments throughout our district!